Anexo una presentación corta sobre el tema.PROCESO DE RECEPCIÓN.
FUNDACIÓN
SIIGO.
Administración de Documentos III G. 201203112
PROCESO DE
RECEPCIÓN.
Fecha: Bogotá D.C 8 de marzo de 2013.
Elaborado
por: Campos
Álvarez Ana Milena
Sanchez Torrez Daniel Alejandro
Sanchez Torrez Daniel Alejandro
1.
Objetivos:
- Identificar y
desarrollar los sistemas que se manejan a nivel interno para e tratamiento
de los documentos de origen externo.
- Observar los
procedimientos internos
- Disposición final.
2.
Capítulo (s)
Documentos
de origen externo
Algunos
de los documentos de origen externo que se identifican dentro del Sistema de
gestión Integral de la Organización o
empresa ya sea pública o privada las cuales se establecen con: códigos,
especificaciones, normas, instructivos, manuales, cartillas, planos, leyes,
decretos, los cuales tienen como función llevar los lineamientos fundamentales
para la el cumplimiento de los procedimientos como en este caso documentos de
origen externo, la globalización es una fuente principal de la evolución de
este tipo de documentación ya que atreves del tiempo se han observado registros
de documentos como cartas escritas correspondencias que se enviaban vía postal,
la mensajería lo cual duraba muchos días para su llegada, hasta el día de hoy
que se cuenta con muchos más servicios y opciones para los documentos como
correos electrónicos, mensajería inmediata, el fax, entre otras las cuales han
mejorado una buena administración en los documentos de origen externo dentro de
una empresa o entidad pública para que sea más ágil y eficaz.
Las
empresas dentro de sus sistemas fundamentales como calidad salud ocupacional,
medio ambiente y responsabilidad legal y social
debe manejar todo tipo de documentos según el área o sección a la que se
dirigen fundamentalmente documentos de
origen externo.
La
empresa y las organizaciones según los estándares de calidad manejan los
documentos de la siguiente manera:
Los
documentos de origen externo, serán codificados así:
·
Los que sean
aplicables únicamente a un proyecto específico: DEX- consecutivo-nombre del
documento. La codificación, manejo y
control de estos documentos es responsabilidad del Director de Proyecto, Área.
·
Los que NO son
aplicables únicamente a un proyecto específico, sino que pueden aplicarse en
general a cualquier proyecto: LIB- nombre del documento. La codificación, manejo, control,
preservación y actualización, cuando aplique, es responsabilidad del
Coordinador o personal encargado.
Los
documentos de origen externo, deben ser registrados en el formato Listado de documentos de origen
externo, el cual llevara un código que lo identifique a nivel interno.
CORRESPONDENCIA
ENVIADA O RECIBIDA
·
CORRESPONDENCIA FÍSICA
La correspondencia física enviada o recibida es manejada directamente por el administrador quien en el momento de enviar la documentación,
la identifica con el consecutivo, y el nombre del documento al que corresponde.
La correspondencia recibida se registra en el
formato de Control de
Correspondencia, una vez se ha registrado la entrada del documento, el
administrador lo distribuye al destinatario quien firma en constancia de
recibido. Cuando el documento sea revisado por el destinatario hace la
devolución al administrador para su correspondiente archivo, dejando constancia
en el formato.
·
Correspondencia vía fax
El
procedimiento de correspondencia física también es aplicado a la correspondencia vía
Fax, teniendo en cuenta que el archivo del documento recibido se hará en fotocopia.
·
Correspondencia vía correo electrónico
A
la correspondencia recibida por medio electrónico se le podrá dar manejo como
física si así lo considera el destinatario, para ello debe informarle al
administrador para que actualice el consecutivo.
El
correo electrónico enviado es responsabilidad de cada remitente, por eso se
deberá guardar un backup de información la cual facilite el hallazgo de algún
documento solicitado.
Documentos obsoletos
Para
la organización los documentos obsoletos son aquellos que sufren cambios y son
actualizados con una nueva revisión.
Una
vez el Coordinador o personal encargado distribuya los documentos actualizados,
es responsabilidad de cada jefe de área identificar el documento antiguo como
obsoleto (ya sea colocándole un sello con el texto “Obsoleto” o una raya
diagonal), reemplazar el documento antiguo por el nuevo en su puesto de trabajo
y disponer del obsoleto para reciclaje.
DISPOSICIÓN FINAL DE
LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:
Todo tipo
de documento ya sea a nivel interno o externo deberá tener un tiempo de
conservación y una vez cumpla con este se le deberá dar una disposición final
dependiendo del tipo, si estamos hablando de papel este podrá ser reutilizado
si una de sus páginas se encuentra en blanco anulando la parte que se encuentra
escrita todo depende de la veracidad o
confidencialidad del documento, también se podrá romper y realizar el
respectivo reciclaje, si estamos hablando de correos electrónicos estos se
eliminaran directamente de la base de datos del computador en que se encuentre.
2.7
Bibliografía
3.
Conclusiones.
Este proceso es de vital importancia, porque si no se verifica la correspondencia, no se observa detalladamente, los datos de quien lo envió, a quien corresponde, fechas, nombres, si compete o no en la empresa; abra un desgaste administrativo una perdida de tiempo.
Sin estos datos no es posible continuar con el proceso, se perderá el objetivo del envió, el orden y funcionamiento del área al que se dirige el comunicado.
Ana
Milena Campos Álvarez
Transcriptor
(s): Ana Milena Campos Álvarez.
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